Problemen met email? Doorloop eerst deze controlelijst

Wij ontvangen regelmatig supportverzoeken over problemen met het versturen of ontvangen van email. In de meeste gevallen ligt de oorzaak niet bij de server of infrastructuur, maar bij verkeerd ingestelde emailprogramma’s, onbedoelde blokkades of onbegrip over hoe email technologie in de praktijk werkt. Daarom vragen wij onze klanten vriendelijk doch dringend: doorloop altijd eerst de onderstaande punten voordat u een support ticket aanmaakt. In meer dan 95% van alle gevallen kan het probleem zelfstandig opgelost worden, zonder tussenkomst van onze supportafdeling. 

Controleer of uw emailinstellingen nog correct zijn

Veel emailproblemen worden veroorzaakt door verouderde of foutieve instellingen in emailprogramma’s zoals Outlook, Apple Mail of Thunderbird. Ook als u zelf niets heeft aangepast, kunnen automatische updates van deze programma’s of aangescherpte beveiligingsstandaarden ervoor zorgen dat eerder werkende instellingen niet meer functioneren.

Denk hierbij aan:

• Verkeerde poortinstellingen voor inkomende en uitgaande mail
• Ontbrekende of verkeerde versleuteling (SSL/TLS)
• Onjuiste authenticatiemethode
• Verouderde gebruikersnaam- of wachtwoordinvoer
• Verkeerd ingestelde SMTP-server

Op Helpburo.eu vindt u duidelijke handleidingen voor de meestgebruikte emailprogramma’s, waaronder:

• Uw emailaccount instellen in Thunderbird
• Uw emailaccount instellen in Microsoft Outlook
• Uw emailaccount instellen in Mail op macOS
• Uw emailaccount instellen in Google Gmail

Wij adviseren deze handleidingen stap voor stap te volgen en uw instellingen te vergelijken met de aanbevolen configuratie.

Let op tijdelijke IP-blokkades bij foutieve inlogpogingen

Onze servers zijn standaard voorzien van geavanceerde beveiliging die brute-force-aanvallen, misbruik en ongeoorloofde toegang tegengaat. Eén van de beveiligingsmaatregelen is dat een IP-adres tijdelijk (circa 15 minuten) wordt geblokkeerd zodra driemaal met foutieve inloggegevens wordt geprobeerd verbinding te maken met de mailserver.

Belangrijke aandachtspunten:

• Dit geldt per IP-adres, dus alle apparaten achter dezelfde internetverbinding (router) worden tegelijk geblokkeerd.
• Ook een oude tablet, smartphone of pc waarop een fout wachtwoord is opgeslagen, kan deze blokkade veroorzaken — zelfs als u het probleem op een ander apparaat zoekt.
• Tijdens de blokkade zijn emaildiensten onbruikbaar, en kan uw website tijdelijk als ‘offline’ lijken (hoewel deze technisch gezien gewoon actief blijft).

Tip: Vermeld bij een supportverzoek altijd uw externe IPv4-adres (zichtbaar via een simpele link in het ticketformulier). Zonder dat adres kunnen wij de blokkade niet traceren of opheffen.

Begrijp het verschil tussen email en instant messaging

Veel gebruikers verwachten dat emails onmiddellijk worden bezorgd — net als bij apps zoals WhatsApp, Telegram of Signal. Dat is een misverstand.

Hoewel emails in de meeste gevallen binnen enkele minuten aankomen, zijn er diverse factoren die voor vertraging kunnen zorgen:

• Spamcontroles en virusscans op de ontvangende server
• Greylisting (een beveiligingsmaatregel die emailafzenders dwingt tot een tweede bezorgpoging)
• Tijdelijke netwerkproblemen of drukte bij de ontvangende mailserver
• Afzenders die gebruik maken van zogeheten shared SMTP-servers met lagere prioriteit

Meer informatie hierover vindt u in dit uitgebreide artikel: Vertraging bij het ontvangen van email: oorzaken en uitleg.

Uw email komt aan in de spammap van de ontvanger

Een ander veelvoorkomend probleem is dat email correct verzonden en afgeleverd wordt, maar desondanks direct in de spammap van de ontvanger terechtkomt.

Dit gebeurt steeds vaker, omdat:

• Grote providers zoals Gmail, Outlook, Yahoo en zelfs Nederlandse ISP’s zoals KPN, Ziggo en XS4ALL hun spamfilters voortdurend aanscherpen
• Strikte controle plaatsvindt op SPF, DKIM en DMARC-records (verificatiemechanismen)
• Emails vanaf shared hosting sneller als verdacht worden gemarkeerd; dit door extreem email verkeer
• Bepaalde inhoud (zoals "test", lege berichten of commerciële termen) automatisch spamtriggers activeren

Dit is géén fout in het emailsysteem, maar een beoordelingskeuze van de ontvangende partij. De ontvanger kan het bericht meestal als ‘vertrouwd’ markeren om herhaling te voorkomen.

Lees meer over dit onderwerp in: Emails worden aangezien als spam (en belanden in spammap).

Melding "Undelivered Mail Returned to Sender" (MailChannels)

Bij foutmeldingen zoals “Undelivered Mail Returned to Sender” (vaak vanuit @mailchannels.net), is er doorgaans iets aan de hand met de inhoud of reputatie van uw email.

MailChannels is het uitgaande spamfilter dat wij gebruiken op bijna al onze shared hostingservers. Dit systeem zorgt ervoor dat verzonden emails eerst worden gecontroleerd, en alleen doorgelaten worden als deze aan de eisen voldoen. Hierdoor wordt voorkomen dat één gehackt of onveilig account leidt tot blacklisting van een complete server of IP-reeks.

Veelvoorkomende redenen voor blokkades:

• Het emailadres is gehackt en verstuurt onbewust spam
• Er wordt gemaild vanaf onbeveiligde contactformulieren (zonder CAPTCHA)
• Er worden massaal ‘test’-mailtjes verstuurd met lege of nietszeggende inhoud
• De mail bevat verdachte links of bijlagen

MailChannels is cruciaal voor de reputatie en leverbetrouwbaarheid van onze servers. Zonder dit systeem zouden wij veel vaker te maken krijgen met blacklisting, waardoor géén enkele klant nog email zou kunnen verzenden.

Lees voor meer informatie: Email foutmelding "Undelivered Mail Returned to Sender" (MailChannels).

Uw hostingaccount is (mogelijk) over quota

Een ander technisch obstakel kan zijn dat uw hostingaccount de maximale opslagcapaciteit heeft bereikt. In dat geval zal Plesk of DirectAdmin het account automatisch in de nacht in de ‘suspended’ status plaatsen. Hierdoor kan o.a. email tijdelijk niet functioneren.
Wij adviseren regelmatig te controleren of uw diskruimtegebruik binnen de toegestane limiet valt. Ook kunt u in Plesk of DirectAdmin eenvoudig oude emails, logs of ongebruikte backups verwijderen. Indien u geen toegang heeft tot uw hostingaccount, dan kan u een support ticket aanmaken en zullen wij uw hostingaccount weer (tijdelijk) activeren, zodat u direct over kunt gaan tot actie en uw account kan gaan opschonen (of upgraden naar een iets groter hosting pakket).

Een supportticket aanmaken? Geef ons de juiste informatie

Heeft u alle bovenstaande zaken gecontroleerd en blijft het probleem zich voordoen? Dan helpen wij u uiteraard graag verder via een supportticket.
Om u snel en doeltreffend te kunnen helpen, vragen wij u vriendelijk om de volgende informatie mee te sturen:

✅ Een zeer duidelijke omschrijving van het probleem
✅ De exacte foutmelding (bij voorkeur als screenshot)
✅ Het tijdstip waarop het probleem zich voor het eerst voordeed
✅ Uw IPv4-adres (via de link in het ticket formulier)
✅ Een overzicht van de apparaten waarop het getest is (en via WIFI/netwerk en/of via 4G/5G)
✅ Bevestiging dat u de instellingen heeft gecontroleerd
✅ Vermeld de door u gebruikte instellingen (in- en uitgaande mailserver)
✅ Eventuele recente wijzigingen aan wachtwoorden of software (updates)

Vermeld dus niet alleen “email werkt niet” — zonder aanvullende gegevens kunnen wij u niet helpen, en dit zorgt onnodig voor vertraging.

Tot slot

Wij doen er alles aan om onze email infrastructuur veilig, stabiel en betrouwbaar te houden. Tegelijkertijd hebben gebruikers ook een eigen verantwoordelijkheid bij het correct instellen en beheren van hun email omgeving.
Door eerst bovenstaande punten te controleren en een goed onderbouwd supportticket in te dienen wanneer dat nodig is, bespaart u zichzelf en ons kostbare tijd, en kunnen wij sneller tot een oplossing komen.